Подкрепата и обучението на служители с епилепсия е от ключово значение за предприемачите. Ефективен подход за постигане на тази цел е предоставянето на коучинг на служителите, който да ги подпомага в тяхното личностно и професионално развитие.

В областта на управлението на времето предлагаме три конкретни инструмента, които могат да помогнат на служителите да изградят ефективно управление на времето на работното място. Тези инструменти предлагат структурирани подходи за поставяне на цели, планиране на работни часове и организиране на работните процеси: 1. Метод на Айзенхауер 2. Принцип на Парето 3. Дневно и седмично планиране

Особено важно е да се обърне внимание на тези инструменти при служителите с епилепсия и активно да им се оказва подкрепа в тяхното приложение. За предприемача не е достатъчно само да информира за съществуването на тези инструменти, а е необходимо да предложи конкретна помощ в използването им. Чрез целенасочено обучение и практическо ръководство можете да се уверите, че хората с епилепсия ефективно използват инструментите и оптимизират управлението на времето си..

Повишаването на осведомеността за тези ресурси и активната подкрепа за тяхното внедряване са от съществено значение за създаването на приобщаваща и подкрепяща работна среда за хора с епилепсия. Насърчавайки и вдъхновявайки служителите си да използват тези инструменти, вие допринасяте не само за тяхното индивидуално развитие, но и укрепвате цялостната работна общност.

По-долу представяме трите инструмента, които вашите служители с епилепсия могат да използват. Предоставяме ви указания как да използвате инструментите и допълваме тяхното приложение с малки задачи в края на всеки инструмент.

Метод на Айзенхауер

За да се осъществи ефективно управление на времето, е важно задачите да бъдат категоризирани. Дали са важни или спешни? Дуайт Д. Айзенхауер разработва метода на Айзенхауер, който комбинира и двата критерия — важност и спешност, като така се формират четири класа на приоритет:

Визуализирана като матрица с четири полета на активност::

• A – важни и спешни: Това са задачите с най-висок приоритет. Завършете ги незабавно.
• B – важни, но не спешни: Тези задачи са важни за постигане на целите ви. Можете да ги отложите за известно време, но трябва да бъдат изпълнени.
• C – спешни, но не важни: Тези задачи трябва да бъдат завършени бързо, но са с по-ниска значимост. Делегирайте ги, ако е възможно.
• D – нито важни, нито спешни: Тези задачи са малко или изобщо не са релевантни за постигане на целите. Не е наложително да бъдат изпълнени веднага, а често може да останат и незавършени.

С помощта на кутията на Айзенхауер първо трябва да изпълните задачите, които са важни и спешни. След това насочете времето си към дейности, които са важни, но не толкова спешни. Делегирайте по-маловажните задачи или ги игнорирайте, ако е възможно.^[1].

Принцип на Парето

Принципът на Парето дължи името си на своя изобретател Вилфредо Парето. В началото на 20-ти век той изследвал разпределението на земевладението в Италия и открил, че 20% от италианците притежавали 80% от активите на държавата. Той след това заключил, че италианските банки, например, прекарват една пета от времето си, обслужвайки 80% от клиентите си.^[2]

Така идеята на Принципа на Парето е, че „80% от задачите могат да бъдат изпълнени за 20% от времето, а останалите 20% от задачите ще отнемат 80% от времето.“ В бизнеса този принцип означава, че 80% от резултатите идват от 20% от усилията. Например, 80% от оборота се генерират от 20% от продуктите/клиентите.

Какво означава Принципът на Парето за вашето управление на времето?

Принципът на Парето ви помага да откриете какво трябва да бъде направено. Това ви позволява да структурирате работата си и да започнете с най-важните задачи. Като поставите правилните приоритети, често 20% от усилията могат да доведат до изпълнението на 80% от общата работа. Това ще подобри управлението на времето ви и ще увеличи продуктивността ви^[3].

Задача за самоанализ::

Размислете и само анализирайте разпределението на работата си и как поставяте приоритети в ежедневната си работа. Сравнете резултатите си с принципите на метода на Айзенхауер и Принципа на Парето. Какво забелязвате?

Задача: Важни или Спешни?

Искаме да приложите кутията на Айзенхауер. Анализирайте задачите си в ежедневната работа и ги разпределете в полетата A, B, C или D. По този начин ще можете да приоритизирате задачите си.

Документирайте новите си преживявания внимателно, например в дневник.

Задача: Принцип на Парето

Моля, отговорете на следните въпроси^[4] за себе си:

1. В кои мои задачи постигам само 20% от резултатите за 80% от времето?
2. В кои мои задачи, от друга страна, постигам 80% от резултатите за 20% от времето?
3. Какви са моите „стратегически фактори за успех“ (80% резултати за 20% време)?
4. Какво ще направя от днес нататък, за да фокусирам ежедневната си работа по-близо към моите цели и моите „стратегически фактори за успех”?

Документирайте новите си преживявания внимателно, например в дневник.

Дневно и седмично планиране

Планирането на времето е ключът към успеха за по-продуктивно, по-интензивно и по-удовлетворяващо изживяване на времето. Чрез планирането напред се създава пространство както за срещи и задачи, така и за непланирани или спонтанни дейности и креативни моменти^[5].

Тези, които отделят време за планиране, имат нужда от по-малко време за изпълнение и в крайна сметка спечелват време. Важно е да запишете плановете си. За това можете да използвате голямо табло с щифтове или програма за създаване на мисловни карти  като mindmeister Планирайте само 60% от времето си. Останалите 40% трябва да бъдат запазени за неочаквани дейности, особено за прекъсвания и загуба на време. Това също така осигурява времева буферна зона за случаи, когато задачите отнемат повече време от очакваното.^[6]. 

Добро планиране включва:^[7]:

• Определяне на цели
• Определяне на средства и ресурси
• Определяне на отговорности и компетенции
• Разбивка на отделните стъпки на работа или процеси
• Времево разпределение на стъпките на работа
• Определяне на начална дата, която ще позволи постигането на целите в рамките на крайния срок
• Предвидена проверка и оценка на отделните точки

Дневно планиране

Запишете всички планирани срещи за деня и посочете задачите, които планирате да изпълните. Важно е да акцентирате върху определянето на конкретни цели, а не просто да изброявате дейности. Например, вместо да напишете “Обаждане на човек X”, уточнете го като “Да обсъдя дневния ред за работни семинари с човек X по телефона.” Освен това, пренасочете задачите от предишния ден, които не са били изпълнени. Уверете се, че сте отделили достатъчно време за неочаквани събития и прекъсвания. Не забравяйте да планирате почивки, за да възстановите енергията си^[8].

Методът ALPEN е много подходящ за дневно планиране. Той е кратък и ефективен^[9].

• A – Списък на всички планирани дейности, задачи и срещи
• L – Оценка на продължителността на времето
• P – Планиране на буферно време
• E – Определяне на приоритетите
• N – Записване на нивото на успеха^[10]

Седмично планиране

Включете в седмичния си график задачите, които искате да завършите до края на седмицата. Не забравяйте да предвидите всички необходими дейности. Създайте седмичния си план или в петък за следващата седмица, или в понеделник сутрин, като осигурите достатъчно време за това (около 30 минути)^[11].

Задача за самоанализ:

Помисли и анализирай текущото си дневно и седмично планиране. Имаш ли план? Ще въведеш ли планиране? Може ли например методът ALPEN да ти помогне?

Задача: Планирайте задачите и времето си

Планирайте само 60% от времето си. Останалите 40% трябва да бъдат запазени за неочаквани дейности, особено прекъсвания и загуба на време.

Отговорете на следните въпроси за себе си:

• Колко от 60% от времето си можете все още да планирате за себе си? Колко е вече блокирано от фиксирани срещи/задължения от мениджмънта?
• Какво представлява загуба на време за вас?
• Комбинирате ли подобни видове работа в ежедневната си работа?
• Планирате ли време, когато не сте прекъсвани от колеги, телефонни обаждания и т.н.?

Съвети за планиране на задачи и време:

• Използвайте Списъци със задачи (To-Do Lists) – за дневно и седмично планиране.
• Използвайте Контролни списъци (Checklists) – за редовни срещи и задачи (седмични/месечни/годишни)
• Използвайте Книги за графици и смартфони – за цифрова документация

Документирайте новите си преживявания внимателно, например в дневник.

^[1] Think Insight (2021)
^[2] Absolventa (2021)
^[3] Kruse (2016)
^[4] Seiwert (2004)
^[5] Seiwert (2009)
^[6] Knoblauch et al (2019): Zeitmanagement
^[7] Haynes (2003)
^[8] Seiwert (2009)
^[9] Seiwert (2009)
^[10] Job wizards (2021)
^[11] Seiwert (2009)