В раздели 1 и 2 вече разгледахме как да възлагаме задачи на хора с епилепсия и колко е важно в този контекст да се разберат нуждите на целия екип, за да се създаде уважителна и приятна работна атмосфера. В дългосрочен план целта на организациите може да бъде служителите сами да организират задачите си. По този начин те могат да ги съобразят със своите индивидуални нужди и предпочитания. Това означава, че организацията се развива към по- самоорганизиран начин на работа.

Всяка организация трябва да бъде отворена към концепцията за самоорганизация, като една от причините е, че по този начин отговорността за вземане на решения се разпределя между повече хора. Важен е и цялостения подход, който разбира от инклузивното лидерство като развитие както на хората, така и на организациите. Лидерите могат отново да станат по-ефективни, ако се фокусират върху децентрализацията, споделената отговорност и съвместното вземане на решения. Лидерството днес винаги е инклузивно.

Как една организация може да се развие и да стане по-самоорганизирана? Как членовете на екипа, включително хората с епилепсия и останалата част от екипа, да се самоорганизират и да възлагат задачи самостоятелно, като по този начин постигнат успех? Това изисква насърчаване на служителите да поемат отговорност и да действат отговорно. Проектът Erasmus+ INCLUDE може да предостави ценна подкрепа в тази насока, като предлага наръчник с 27 инструмента, които помагат на организациите да се самоорганизират в ерата на дигитализацията.

Един от тези инструменти е “Делегиращата дъска”. Тя може да подпомогне процеса на даване на възможност на хората с епилепсия, както и на другите членове на екипа, да поемат отговорност и да самоорганизират задачите си.

За да се насърчи един екип да поеме по-голяма отговорност, делегирането трябва да включва поверяване на вземането на решения и постигането на цели по начин, който е разбираем за всички. Този подход позволява на членовете на екипа да упражняват своята преценка в рамките на предварително установени граници и да се учат от собствените си грешки. Делегирането в смисъла на делегиращата дъска не означава да се прехвърлят задачи и цели на други хора, само за да ги наблюдавате по-късно. Този подход е типичен за традиционното топ-даун управление. Делегирането на отговорност в смисъла на делегиращата дъска означава да се прехвърли отговорността за крайния резултат и да се насърчат служителите да действат независимо. Можете да постигнете тази цел, ако определите нивата на делегиране заедно с вашия екип.

Първото решение се отнася до степента на поемане на отговорност. Делегирането не изисква подход „всичко или нищо“, при който или контролирате всеки аспект, или делегирате напълно. Вместо това можете да изберете по-нюансиран подход. Като изберете ниво на делегиране, което съответства на индивидуалните характеристики и конкретната ситуация, вие повишавате ангажираността на вашия екип, насърчавате развитието му и освобождавате потенциала му – в полза както на вас, така и на членовете на вашия екип. Делегиращата дъска предоставя рамка за определяне на подходящото ниво на делегиране, позволявайки ви да вземете предвид фактори като компетентността и зрялостта на лидера, способностите на екипа, сложността на задачите и бизнес средата. С делегиращата дъска делегирането на задачите може да бъде визуализирано по начин, който всички могат да разберат. Това се постига чрез разграничаване на седем нива на делегиране – от директни инструкции до най-високото ниво, при което контролът се предава напълно и лидерът вече не участва. Колкото по-близо е екипът до това седмо ниво, толкова по-напреднал е той в своя път към истинска самоорганизация.

Седем нива на делегиране: Има междинни стъпки между контрол и неограничено доверие. Делегиращата дъска прави разлика между седем нива на делегиране. Тези стъпки помагат на лидерите, които имат трудности с предаването на контрол, да структурират процеса на „пускане“. В същото време членовете на екипа, които досега са поемали малко или никаква отговорност, са подтикнати да допринесат повече за целия екип.

Фигура: INCLUDE – Наръчник, стр. 376f

На нива от 1 до 3 отговорността за вземането на решение е в ръцете на лидера. На ниво 4 всички са равнопоставени в решението. На нива от 5 до 7 екипът или отделни членове на екипа поемат отговорността за вземането на решение. На делегиращата дъска можете лесно да разпознаете визуално до каква степен отговорността за решението се отдалечава от лидера вдясно към екипа или членовете на екипа вляво.

Пример за попълнена делегираща дъска:

Фигура: INCLUDE – Наръчник, стр . 375

Задача: Разработете делегираща дъска за вашия екип

Започнете, като отговорите на следния въпрос: защо искате да използвате делегиращата дъска? Има различни подходящи начини за използването й. Обикновено няколко от следните аспекти вървят ръка за ръка.

• Искате ясно да дефинирате взаимоотношенията между вас и членовете на екипа, на които делегирате задачи.
• Искате да определите отговорностите в екипа от самото начало.
• Искате да зададете границите на отговорностите на отделните членове на екипа.
• Не сте сигурни до каква степен екипът ви или отделни членове на екипа са способни и готови да поемат реална отговорност. Поради това ви е необходим гъвкав и лесно адаптивен инструмент.
• Желаете да облекчите собствената си натовареност и/или тази на някои от членовете на екипа.

Създайте списък с решенията и задачите, за които бихте искали да възложите отговорността заедно с вашия екип и с помощта на делегиращата дъска (лява колона). Имайте предвид, че в показания тук формат вие като лидер сте единственият с власт да решавате кои решения и задачи трябва да се регулират от делегиращата дъска и кои не. Можете също така да решите да изберете отделните решения и задачи заедно с членовете на вашия екип. Това е особено подходящо за екипи, които вече имат определено ниво на зрялост и опит в управлението на себе си.

Водете писмен отчет за това какво точно трябва да се реши за всяко отделно решение или задача. Това прави ясно за всички участници какво се подразбира в краткото описание в лявата колона на вашата делегираща дъска. Тези обяснения също улесняват интегрирането на нови членове на екипа. Особено важно е ясно да се дефинира какво включва дадена задача в организации, където повечето решения са били вземани от лидера. Това е единственият начин да се гарантира, че членовете на екипа имат пълен преглед на последиците от всяко решение. Така екипът ще бъде в състояние компетентно да участва в обсъждането как трябва да бъде преразпределена отговорността. Ако създадете списъка с решения и задачи заедно с екипа, тогава можете да използвате дискусията за различните позиции, за да се уверите, че всички разбират конкретните задачи по един и същ начин. В този случай резултатите също трябва да бъдат записани писмено, за да могат всички да ги разберат.

Завършете, като създадете списък с имената на всички, които могат или трябва да поемат отговорност. Този списък ще включва имената на всички членове на екипа, вас като лидер, индивидуално ясно определени роли в екипа или целия екип (с или без лидера).

Организирайте екипна среща и се уверете, че всички членове на екипа могат да присъстват. Добри възможности да започнете работа с таблото за делегиране са интегрирането на нови членове на екипа или стартирането на нов проект. Ако вече сте убедени, че делегиращата дъска е полезен инструмент, тогава не бива да чакате някоя от тези възможности.

Обяснете на всички в екипа какво представлява делегиращата дъска и защо сте решили да предложите екипът да работи с този инструмент. Фокусирайте се върху показването на предимствата, които използването на делегиращата дъска би имало за вашия екип, за всеки отделен член на екипа и за вас като лидер.

Обяснете седемте нива на делегиране и как се различават едно от друго. Помислете за примери, които са лесни за разбиране и свързани с ежедневната ви работа в екипа. Можете също така да използвате препоръчаните по-долу ресурси, включително обяснително видео.

Заедно с вашия екип сега трябва да определите подходящо ниво на делегиране за всяко решение или задача в лявата колона на таблото за делегиране. Това работи най-добре, ако подготвите флипчарт с лепящи се бележки за това. Ако провеждате срещата онлайн, има инструменти като Miro (вижте ресурсите по-долу), които също са подходящи за тази цел. Процесът на вземане на решение ще протече по следния начин:

• Всички участници ще изразят мнението си за това кое ниво на делегиране смятат за подходящо.
• Ще обсъдите аргументите за и против предложеното ниво на делегиране и ще се опитате да достигнете до съгласие.
• Ако не можете да постигнете консенсус, вие като лидер имате решаващия глас.

Резултатите трябва да бъдат представени по начин, който да е лесно достъпен както физически, така и виртуално за всички участници.

За допълнителна информация и съвети относно ежедневната поддръжка при използването на таблото за делегиране вижте наръчника INCLUDE, стр. 373 и нататък .