Die Unterstützung und Betreuung von Mitarbeiter:innen mit Epilepsie ist für Unternehmen entscheidend. Ein wirksamer Ansatz hierfür ist das Coaching von der Mitarbeiter:innen und die Unterstützung ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung.

Im Bereich des Zeitmanagements stellen wir drei spezifische Instrumente zur Verfügung, die den Mitarbeiter:innen helfen können, ein effektives Zeitmanagement am Arbeitsplatz aufzubauen. Diese Instrumente bieten strukturierte Ansätze für die Zielsetzung, die Planung der Arbeitszeit und die Organisation der Arbeitsabläufe: 1. Eisenhower-Methode, 2. Pareto-Prinzip und 3. Tages- und Wochenplanung

Es ist besonders wichtig, Mitarbeiter:innen mit Epilepsie auf diese Hilfsmittel aufmerksam zu machen und sie bei deren Anwendung aktiv zu unterstützen. Als Unternehmen geht es nicht nur darum, das Vorhandensein dieser Tools zu kommunizieren, sondern auch konkrete Hilfestellung bei deren Anwendung zu geben. Durch gezieltes Coaching und praktische Anleitung können Sie sicherstellen, dass Menschen mit Epilepsie die Tools effektiv nutzen und ihr Zeitmanagement optimieren.

Die Sensibilisierung für diese Ressourcen und die aktive Unterstützung ihrer Umsetzung sind entscheidende Schritte zur Schaffung eines integrativen und unterstützenden Arbeitsumfelds für Menschen mit Epilepsie. Indem Sie Ihre Mitarbeiter:innen ermutigen und befähigen, diese Hilfsmittel zu nutzen, tragen Sie nicht nur zu deren individueller Entwicklung bei, sondern stärken auch die Gemeinschaft am Arbeitsplatz insgesamt.

Im Folgenden stellen wir Ihnen drei Tools vor, die von Ihren Mitarbeiter:innen mit Epilepsie genutzt werden können. Wir geben Ihnen Anleitungen zur Nutzung der Tools und unterstützen deren Anwendung mit kleinen Aufgaben am Ende jedes Tools.

Eisenhower-Methode

Für ein effektives Zeitmanagement ist es wichtig, Aufgaben zu kategorisieren. Sind sie wichtig oder dringend? Dwigith D. Eisenhower entwickelte die Eisenhower-Methode^[1] , die beide Kriterien – wichtig und dringend – kombiniert, so dass vier Prioritätsklassen entstehen:

Die Eisenhower-Box wird als Matrix mit vier Tätigkeitsfeldern dargestellt:

• A – wichtig und dringend: Diese Aufgaben haben die höchste Priorität. Erledigen Sie sie sofort.
• B – wichtig, aber nicht dringend. Sie sollten diese Aufgaben erledigen, um Ihre Ziele zu erreichen. Sie können diese Aufgaben aber auch eine Zeit lang aufschieben.
• C – dringend, aber nicht wichtig. Sie sollten diese Aufgaben schnell erledigen. Die Aufgaben sind jedoch von geringer Bedeutung. Delegieren Sie diese Aufgaben, wenn möglich.
• D – weder wichtig noch dringend. Diese Aufgaben sind für die Erreichung der Ziele nicht oder kaum relevant. Daher müssen Sie sie nicht dringend erledigen. Sie können diese Aufgaben oft unerledigt lassen.

Wenn Sie die Eisenhower-Box verwenden, müssen Sie zuerst die wichtigen und dringenden Aufgaben erledigen. Dann widmen Sie Ihre Zeit den Tätigkeiten, die wichtig, aber weniger dringend sind. Delegieren Sie die weniger wichtigen Aufgaben an andere oder verwerfen Sie sie. ^[2]

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip geht auf seinen Erfinder Vilfredo Pareto zurück. Zu Beginn des 20. Jahrhunderts untersuchte er die Verteilung des Grundbesitzes in Italien und stellte fest, dass 20% der italienischen Bürger:innen 80% des Staatsvermögens besaßen. Daraus schloss er, dass beispielsweise italienische Banken ein Fünftel ihrer Zeit damit verbringen, 80% ihrer Kund:innen zu bedienen.^[3]

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Aufgaben in 20% der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können und die restlichen 20% der Aufgaben 80% der Zeit in Anspruch nehmen.^[4] In der Wirtschaft bedeutet dieses Prinzip, dass 80% der Ergebnisse aus 20% der Eingaben resultieren. Zum Beispiel werden 80% des Umsatzes mit 20% der Produkte/Kund:innen erzielt.

Was bedeutet das Pareto-Prinzip für Ihr Zeitmanagement?

Das Pareto-Prinzip hilft Ihnen, herauszufinden, was zu tun ist. Auf diese Weise strukturieren Sie Ihre Arbeit und beginnen mit den wichtigsten Aufgaben. Wenn Sie die richtigen Prioritäten setzen, können Sie mit 20% des Aufwands oft 80% der Gesamtarbeit erledigen.^[5] So verbessern Sie Ihr Zeitmanagement und steigern Ihre Produktivität.^[6]

Eine Aufgabe zur Selbstreflexion:

Reflektieren und analysieren Sie Ihre Arbeitsverteilung und die Art und Weise, wie Sie in Ihrer täglichen Arbeit Prioritäten setzen. Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit der Idee der Eisenhower-Methode und dem Pareto-Prinzip. Was fällt Ihnen auf?

Aufgabe: Wichtig oder dringlich?

Wir möchten, dass Sie die Eisenhower-Box anwenden. Analysieren Sie Ihre Aufgaben im Arbeitsalltag und ordnen Sie sie den Kästchen A, B, C oder D zu. So können Sie Ihre Aufgaben priorisieren.

Dokumentieren Sie die neuen Erfahrungen, die Sie machen, sorgfältig, zum Beispiel in einem Tagebuch.

Aufgabe: Pareto-Prinzip

Bitte beantworten Sie die folgenden Fragen^[7] für sich selbst:

1. Bei welchen meiner Aufgaben erreiche ich nur 20% der Ergebnisse in 80% der Zeit?
2. Bei welchen meiner Aufgaben erreiche ich hingegen 80% der Ergebnisse in 20% der Zeit?
3. Welches sind also meine “strategischen Erfolgsfaktoren” (80% Ergebnisse in 20% Zeit)?
4. Was werde ich von heute an tun, um meine tägliche Arbeit noch stärker auf meine Ziele und meine “strategischen Erfolgsfaktoren” auszurichten?

Dokumentieren Sie die neuen Erfahrungen, die Sie machen, sorgfältig, zum Beispiel in einem Tagebuch.

Tägliche und wöchentliche Planung

Zeitplanung ist der Schlüssel zum Erfolg, um die Zeit produktiver, intensiver und zufriedener zu erleben. Vorausschauende Planung schafft Raum für Termine und Aufgaben, aber auch für ungeplante oder spontane Aktivitäten und kreative Momente.^[8]

Wer Zeit in die Planung investiert, braucht weniger Zeit für die Umsetzung und gewinnt insgesamt Zeit. Es ist wichtig, die Planung schriftlich festzuhalten. Dazu eignet sich eine große Pinnwand oder ein Mindmapping-Programm wie Mindmeister. Planen Sie nur 60% Ihrer Zeit. Die anderen 40% sollten Sie sich freihalten für unerwartete Aktivitäten, insbesondere Störungen und Zeitfresser. So haben Sie auch einen Zeitpuffer für Aufgaben, die länger dauern.^[9] 

Zu einer guten Planung gehört:^[10]

• Festlegung von Zielen
• Bestimmung der Mittel und Ressourcen
• Festlegung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
• Aufgliederung der einzelnen Arbeitsschritte oder Prozesse
• Zeitlicher Ablauf der Arbeitsschritte
• Festlegung eines Starttermins, der es ermöglicht, die Ziele fristgerecht zu erreichen
• Vorkehrungen zur Kontrolle und Überprüfung der einzelnen Punkte

Tägliche Planung

Notieren Sie alle für den Tag geplanten Besprechungen und listen Sie die Aufgaben auf, die Sie erledigen wollen. Es ist wichtig, dass Sie konkrete Ziele festlegen und nicht nur Aktivitäten auflisten. Anstatt beispielsweise „Telefonat mit Person X“ zu notieren, sollten Sie das Ziel folgendermaßen formulieren: „Die Tagesordnung für den Workshop mit Person X am Telefon besprechen“. Verschieben Sie außerdem Aufgaben vom Vortag, die nicht erledigt wurden. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit für unerwartete Ereignisse und Unterbrechungen einplanen. Vergessen Sie nicht, Pausen einzuplanen, um Ihre Energie wieder aufzuladen.^[11]

Die ALPEN-Methode eignet sich gut für die Planung des Tages. Sie ist kurzatmig und effizient.^[12]

• A – To-Do-Liste mit allen geplanten Aktivitäten, Aufgaben und Sitzungen
• L – Schätzung der Länge der Zeit
• P – Planung der Pufferzeit
• E – Festlegung von Prioritäten bei Entscheidungen
• N – Notieren Sie den Grad des Erfolgs^[13]

Wöchentliche Planung

Tragen Sie in Ihren Wochenplan die Aufgaben ein, die Sie bis zum Ende der Woche erledigen wollen. Denken Sie daran, alle notwendigen Aktivitäten zu berücksichtigen. Erstellen Sie Ihren Wochenplan entweder am Freitag für die kommende Woche oder am Montagmorgen, wobei Sie ausreichend Zeit für diese Aufgabe einplanen sollten (ca. 30 Minuten).^[14]

Eine Aufgabe zur Selbstreflexion:

Denken Sie über Ihre aktuelle Tages- und Wochenplanung nach und analysieren Sie sie selbst. Haben Sie eine Planung? Sind Sie dabei, eine Planung einzuführen? Kann Sie zum Beispiel die ALPEN-Methode dabei unterstützen?

Aufgabe: Planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Planen Sie nur 60% Ihrer Zeit ein. Die anderen 40% sollten Sie für unerwartete Aktivitäten freihalten, insbesondere für Unterbrechungen und Zeitfresser.

Beantworten Sie die folgenden Fragen für sich selbst:

• Wie viel von den 60% Ihrer Zeit können Sie noch für sich selbst planen? Wie viel ist bereits durch feste Termine/Anordnungen der Geschäftsleitung blockiert?
• Was sind für Sie Zeitfresser?
• Kombinieren Sie in Ihrem Arbeitsalltag ähnliche Arbeitsbereiche?
• Planen Sie Zeiten ein, in denen Sie nicht durch Kolleg:innen, Anrufe usw. unterbrochen werden?

Tipp für die Planung von Aufgaben und Zeit:

• To-Do-Listen verwenden – für die tägliche und wöchentliche Planung
• Verwenden Sie Checklisten – für regelmäßige Termine und Aufgaben (wöchentlich/monatlich/jährlich)
• Nutzen Sie Fahrplanbücher und Smartphones – für Ihre digitale Dokumentation

Dokumentieren Sie die neuen Erfahrungen, die Sie machen, sorgfältig, zum Beispiel in einem Tagebuch.

^[1] Wikipedia (2021b)
^[2] Think Insight (2021)
^[3] Absolventa (2021)
^[4] Wikipedia (2021b)
^[5] Absolventia (2021)
^[6] Kruse (2016)
^[7] Seiwert (2004)
^[8] Seiwert (2009)
^[9] Knoblauch et al (2019): Zeitmanagement
^[10] Haynes (2003)
^[11] Seiwert (2009)
^[12] Seiwert (2009)
^[13] Job wizards (2021)
^[14] Seiwert (2009)