Soutenir et accompagner les employés atteints d’épilepsie est essentiel pour les employeurs. Une approche efficace consiste à encadrer les employés et à les aider dans leur développement personnel et professionnel.

Dans le domaine de la gestion du temps, trois outils spécifiques peuvent être proposés pour aider les employés à organiser efficacement leur temps au travail. Ces outils offrent des méthodes structurées pour définir des objectifs, planifier des heures de travail et organiser les processus de travail :

  1. La matrice d’Eisenhower ;
  2. Le Principe de Pareto ;
  3. La planification quotidienne et hebdomadaire.

Il est particulièrement important de sensibiliser les employés ayant de l’épilepsie à ces outils et de les soutenir activement dans leur mise en pratique. En tant qu’employeur, il ne suffit pas de présenter ces ressources, il faut aussi leur fournir une aide concrète pour les utiliser. Grâce à un coaching ciblé et à des conseils pratiques, vous pouvez les aider à intégrer ces outils dans leur quotidien et à optimiser leur gestion du temps.

Promouvoir ces ressources et accompagner leur mise en œuvre sont des étapes cruciales pour créer un environnement de travail inclusif et favorable. En encourageant vos employés à adopter ces outils et en leur donnant les moyens de le faire, vous contribuez non seulement à leur développement individuel, mais aussi au renforcement de la communauté de travail dans son ensemble.

Nous présentons ici les trois outils recommandés pour vos employés atteints d’épilepsie. Nous vous fournissons des instructions sur leur fonctionnement et nous vous proposons des exercices pratiques à la fin de chaque présentation.

La matrice d’Eisenhower.

Pour une gestion efficace du temps, il est important de classer les tâches par catégories. Sont-elles importantes ou urgentes ?. Dwight D. Eisenhower a développé la matrice d’Eisenhower[1], qui combine ces deux critères pour définir quatre niveaux de priorité :

Figure 1 : Matrice d’Eisenhower, https://thinkinsights.net/consulting/eisenhower-matrix/

La matrice d’Eisenhower se présente sous la forme d’un tableau avec quatre catégories :

  1. Important et urgent : ces tâches sont les plus prioritaires. Terminez-les immédiatement.
  2. Important, mais pas urgent : ces tâches sont essentielles pour atteindre vos objectifs. Toutefois, vous pouvez les remettre à plus tard.
  3. Urgent, mais pas important : ces tâches nécessitent d’être réalisées rapidement. Cependant, elles sont de moindre importance. Déléguez ces tâches dans la mesure du possible.
  4. Ni important ni urgent : ces tâches ne sont peu ou pas pertinentes pour atteindre vos objectifs. Il n’est donc pas nécessaire de les réaliser de toute urgence. Vous pouvez souvent les reporter ou les abandonner.

En appliquant la matrice d’Eisenhower, commencez par traiter les tâches importantes et urgentes. Ensuite, consacrez votre temps aux activités importantes, mais pas urgentes. Déléguez ou débarrassez-vous des tâches moins importantes[2].

Le principe de Pareto.

Le Principe de Pareto, du nom de son inventeur Vilfredo Pareto, remonte au début du XXe siècle. En étudiant la répartition de la propriété foncière en Italie, il a constaté que 20 % des citoyens italiens possédaient 80 % des actifs de l’État. Il a ensuite observé que les banques italiennes consacraient un cinquième de leur temps à servir 80 % de leurs clients[3].

L’idée de la Loi de Pareto est donc la suivante : 80 % des tâches peuvent être réalisées en 20 % du temps imparti, tandis que les 20 % restants nécessiteront 80 % du temps[4]. Dans le monde des affaires, cela signifie que 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts. Par exemple, 80 % du chiffre d’affaires est généré avec 20 % des produits ou des clients.

Que signifie le Principe de Pareto pour votre gestion du temps ?

Le Principe de Pareto permet d’identifier les priorités et de structurer votre travail en commençant par les tâches les plus importantes. En fixant les bonnes priorités, 20 % des efforts peuvent souvent suffire à réaliser 80 % du travail total[5]. Cela optimise votre gestion du temps et votre productivité[6].

Une tâche d’autoréflexion :

Analysez votre répartition du travail et la manière dont vous hiérarchisez les priorités dans votre travail quotidien. Comparez vos observations avec la matrice d’Eisenhower et le Principe de Pareto. Que remarquez-vous ?

Tâche : Importante ou urgente ?

Appliquez la matrice d’Eisenhower pour analyser vos tâches quotidiennes. Classez-les dans les cases A, B, C ou D, afin de mieux les prioriser

 

Urgent

Pas urgent

 Important

Tâches A (effectuer ces tâches immédiatement)

Tâches B (planifier ces tâches)

 Pas important

Tâches C (déléguer ces tâches)

Tâches D (éliminer ces tâches)

Consignez soigneusement vos nouvelles expériences, par exemple dans un journal.

Tâche : Principe de Pareto

Répondez aux questions suivantes[7] :

  1. Pour laquelle de mes tâches n’obtiens-je que 20 % des résultats en 80 % du temps ?
  2. Dans laquelle, au contraire, est-ce que j’obtiens 80 % des résultats en 20 % du temps ?
  3. Quels sont donc mes « facteurs stratégiques de succès » (80 % de résultats en 20 % de temps) ?
  4. Que vais-je mettre en place à partir d’aujourd’hui pour aligner mon travail quotidien sur mes objectifs et mes « facteurs stratégiques de succès » ?

Consignez soigneusement vos réponses, par exemple dans un journal.

Planification quotidienne et hebdomadaire.

La planification du temps est essentielle pour gérer son temps de manière plus productive, intensive et satisfaisante. Ce type d’organisation permet de dégager du temps pour les rendez-vous et les tâches, ainsi que pour les activités imprévues, spontanées et créatives[8].

Investir du temps dans la planification permet de réduire le temps nécessaire à la réalisation des tâches, tout en gagnant du temps au total. Il est important de formaliser cette planification par écrit. Un grand tableau d’affichage ou un outil de cartographie mentale comme MindMeister peuvent être utilisés. Ne planifiez que 60 % de votre temps. Les 40 % restants doivent être laissés libres pour les activités inattendues réservés aux imprévus, aux interruptions et aux pertes de temps éventuelles. Vous disposez ainsi d’une réserve de temps pour les tâches qui sont plus longues[9].

Une bonne planification inclut[10] :

  • La définition des objectifs ;
  • La détermination des moyens et des ressources nécessaires ;
  • L’attribution des responsabilités et des compétences ;
  • La décomposition des différentes étapes ou processus de travail 
  • La planification du calendrier des étapes ;
  • La décision d’une date de démarrage qui permettra d’atteindre les objectifs dans les délais impartis ;
  • La mise en place de dispositions pour le contrôle et la révision des différents points.

Planification quotidienne

Notez toutes les réunions programmées pour la journée et dressez la liste des tâches que vous souhaitez réaliser. Il est essentiel de privilégier la définition d’objectifs précis plutôt qu’une simple liste d’activités. Par exemple, au lieu d’écrire « appel avec la personne X », précisez « discuter de l’ordre du jour de l’atelier avec la personne X par téléphone ». Reprogrammez les tâches inachevées de la veille. Pensez à prévoir suffisamment de temps pour les imprévus et les interruptions. N’oubliez pas de prévoir des pauses pour recharger votre énergie[11].

La méthode ALPEN est bien adaptée à la planification quotidienne. Elle est rapide et efficace[12].

  • A — établir une liste de toutes les Activités, tâches et réunions prévues
  • L — estimer la Longueur (durée) nécessaire
  • P — Planifier du temps supplémentaire
  • E — Établir des décisions prioritaires
  • N — noter le Niveau de réussite[13]

Planification hebdomadaire

Intégrez dans votre emploi du temps hebdomadaire les tâches que vous souhaitez accomplir d’ici la fin de la semaine. N’oubliez pas de tenir compte de toutes les activités nécessaires. Créez votre plan hebdomadaire soit le vendredi pour la semaine à venir, soit le lundi matin, en veillant à consacrer suffisamment de temps à cette tâche (environ 30 minutes)[14].

Une tâche d’autoréflexion :

Réfléchissez à votre planification quotidienne et hebdomadaire actuelle et faites-en l’analyse. Avez-vous déjà un planning ? Envisagez-vous d’en mettre un en place ? La méthode ALPEN, par exemple, peut-elle vous être utile ?

Tâche : Planifiez vos tâches et votre temps

Ne planifiez que 60 % de votre temps. Les 40 % restants doivent être réservés aux imprévus, aux interruptions et aux pertes de temps éventuelles.

Répondez aux questions suivantes :

  • Quelle part des 60 % de votre temps pouvez-vous encore planifier librement ? Quelle part est déjà occupée par des rendez-vous fixes ou des demandes de la direction ?
  • Qu’est-ce qui vous fait perdre du temps ?
  • Combinez-vous des tâches similaires dans votre travail quotidien ?
  • Prévoyez-vous des moments où vous ne pouvez pas être interrompu par des collègues, des appels, etc. ?

Conseils pour la planification des tâches et du temps :

  • Utilisez des listes de choses à faire : pour vos plannings quotidiens et hebdomadaires,
  • Utilisez des listes de contrôle : pour vos rendez-vous réguliers et vos tâches (hebdomadaires/mensuelles/annuelles),
  • Utilisez des agendas papier ou des smartphones : pour votre documentation numérique.

Consignez soigneusement vos nouvelles expériences, par exemple dans un journal.

[1] Wikipedia (2021b)
[2] Think Insight (2021)
[3] Absolventa (2021)
[4] Wikipedia (2021b)
[5] Absolventia (2021)
[6] Kruse (2016)
[7] Seiwert (2004)
[8] Seiwert (2009)
[9] Knoblauch et al (2019): Zeitmanagement
[10] Haynes (2003)
[11] Seiwert (2009)
[12] Seiwert (2009)
[13] Job wizards (2021)
[14] Seiwert (2009)