Dans les sections 1 et 2, nous avons examiné comment répartir les tâches pour les personnes atteintes d’épilepsie et combien il est essentiel de comprendre les besoins de l’ensemble de l’équipe pour créer un environnement de travail respectueux et agréable. À long terme, l’objectif des entreprises pourrait être d’inciter les employés à organiser eux-mêmes leurs tâches, leur permettant ainsi de s’aligner sur leurs besoins et leurs préférences. Cela reflète une évolution de l’entreprise vers un mode de travail plus auto-organisé.

Chaque entreprise devrait être ouverte au concept d’auto-organisation, notamment pour répartir la responsabilité de la prise de décision. Cela nécessite une approche holistique qui considère le leadership inclusif comme un levier de développement des personnes et de la structure. Les dirigeants peuvent ainsi redevenir plus efficaces en se concentrant sur la décentralisation, le partage des responsabilités et la prise de décision collaborative.

Comment une entreprise peut-elle évoluer vers une plus grande auto-organisation ? Comment les membres d’une équipe, qu’il s’agisse de personnes atteintes d’épilepsie ou des autres collaborateurs, peuvent-ils répartir les tâches de manière autonome pour atteindre leurs objectifs ? Cela implique d’encourager les employés à s’approprier le projet et à agir de manière responsable. Le projet Erasmus+ INCLUDE (include-project.eu) peut apporter un soutien précieux à cet égard en proposant un manuel contenant 27 outils pour aider les entreprises à s’auto-organiser à l’ère numérique.

Parmi ces outils figure le « tableau de délégation », conçu pour accompagner les personnes ayant de l’épilepsie, ainsi que les autres membres de l’équipe, dans la prise de responsabilité et dans l’organisation de leurs tâches.

Encourager une équipe à assumer davantage de responsabilités nécessite une délégation claire des décisions et des objectifs, de manière accessible à tous. Cette approche permet aux membres de l’équipe d’exercer leur jugement dans des limites définies et d’apprendre de leurs propres erreurs. Déléguer avec le tableau de délégation ne signifie pas simplement assigner des tâches et des objectifs pour les superviser ensuite ; cela s’oppose à la gestion traditionnelle descendante. Déléguer avec le tableau de délégation signifie confier la responsabilité du résultat final et encourager l’autonomie des employés. Cela peut être réalisé en définissant des niveaux de délégation avec votre équipe.

La première étape consiste à déterminer l’étendue de la responsabilité déléguée. La délégation n’est pas un processus « tout ou rien » qui consiste soit à tout superviser, soit à tout déléguer. Une approche plus nuancée est souvent préférable. En choisissant un niveau de délégation adapté aux individus et aux situations spécifiques, vous renforcez l’engagement de votre équipe, encouragez son développement et révélez son potentiel, ce qui bénéficie à tous. Le tableau de délégation fournit un cadre permettant de déterminer le niveau de délégation approprié en fonction des compétences et de l’expérience du responsable, des capacités de l’équipe, de la complexité de la tâche et de l’environnement professionnel. Ce tableau permet de visualiser le partage des tâches d’une manière claire pour tous, en distinguant sept niveaux de délégation, depuis les instructions directes jusqu’au transfert total de contrôle, où le responsable n’intervient plus. Plus une équipe se rapproche de ce septième niveau, plus elle s’approche d’une véritable auto-organisation.

Les sept niveaux de délégation : il existe des étapes intermédiaires entre le contrôle et la confiance totale. Le tableau de délégation distingue ces sept niveaux, aidant les dirigeants à structurer le processus de « lâcher prise », et encourageant les membres de l’équipe qui devaient ou voulaient assumer peu ou pas de responsabilités à en accomplir davantage.

Figure : INCLUDE – Manuel, p. 376

Aux niveaux 1 à 3, la responsabilité de la prise de décision incombe au dirigeant. Au niveau 4, tout le monde participe de manière égale dans la décision. Aux niveaux 5 à 7, l’équipe ou des membres individuels de l’équipe assument cette responsabilité. Le tableau de délégation permet de visualiser cette évolution, la responsabilité de la décision passant du dirigeant, à droite, aux membres de l’équipe, à gauche.

Exemple de tableau de délégation rempli :

Figure : INCLUDE – Manuel, p. 375

Tâche : Élaborez un tableau de délégation pour votre équipe

Commencez par répondre à la question suivante : pourquoi souhaitez-vous utiliser le tableau de délégation ? Il existe plusieurs utilisations pertinentes, généralement combinant plusieurs des aspects suivants  :

• Vous souhaitez définir clairement la relation entre vous et les membres de votre équipe à qui vous déléguez des tâches.
• Vous devez établir les responsabilités au sein de votre équipe en partant de zéro.
• Vous souhaitez délimiter les responsabilités de chaque membre de l’équipe.
• Vous avez des doutes sur la capacité et la volonté de votre équipe, ou de certains membres, d’assumer de réelles responsabilités. Vous avez donc besoin d’un outil flexible et adaptable.
• Vous cherchez à alléger votre charge de travail et/ou celle de certains membres de votre équipe.

Dressez une liste des décisions et des tâches dont vous souhaitez déléguer la responsabilité à l’aide du tableau de délégation (colonne de gauche). N’oubliez pas que vous, en tant que dirigeant, êtes le seul à décider quelles décisions et quelles tâches doivent être régulées par le tableau de délégation. Toutefois, vous pouvez également décider de choisir les décisions et les tâches individuelles avec les membres de votre équipe. Cette méthode convient particulièrement aux équipes ayant déjà une certaine expérience en matière d’autogestion.

Gardez une trace écrite de chaque décision ou tâche spécifique à déléguer. Cela permet à chacun de comprendre ce que couvre la description dans la colonne de gauche du tableau. Ces précisions facilitent également l’intégration des nouveaux membres de l’équipe. Cette étape est cruciale dans les entreprises où la plupart des décisions sont habituellement prises par le dirigeant. C’est la seule façon de garantir que chaque membre ait une vision complète des conséquences de chaque décision, et soit en mesure de participer activement à la répartition des responsabilités. Si vous élaborez cette liste avec votre équipe, utilisez la discussion pour vous assurer que tout le monde comprend les tâches de la même manière. Dans ce cas, consignez également les résultats par écrit afin que tout le monde puisse les consulter.

Terminez en dressant une liste des personnes qui peuvent ou doivent assumer des responsabilités. Cette liste comprendra les noms de chaque membre de l’équipe, vous-même en tant que chef, les rôles individuels clairement définis au sein de l’équipe, ou l’équipe dans son ensemble (avec ou sans le chef).

Organisez une réunion à laquelle tous les membres de l’équipe pourront participer. L’intégration de nouveaux membres ou le lancement d’un nouveau projet sont de bonnes occasions pour introduire le tableau de délégation. Si vous êtes déjà convaincu de son utilité, n’attendez pas ces occasions.

Expliquez à tous les membres ce qu’est le tableau de délégation et pourquoi vous proposez cet outil. Concentrez-vous sur les avantages qu’il représente pour votre équipe, pour chaque membre et pour vous en tant que dirigeant.

Présentez les sept niveaux de délégation et leurs différences. Utilisez des exemples concrets ayant un lien avec votre travail quotidien au sein de l’équipe. Vous pouvez également utiliser les ressources recommandées ci-dessous, dont une vidéo explicative.

Déterminez avec votre équipe le niveau de délégation approprié pour chaque décision ou tâche dans la colonne de gauche. Pour ce faire, préparez un tableau de conférence avec des post-it, ou, si la réunion est en ligne, des outils comme Miro (voir les ressources ci-dessous) qui sont parfaitement adaptés. Le processus de décision s’organise comme suit :

• Chaque participant indique le niveau de délégation qu’il estime approprié.
• Vous discutez des arguments en faveur ou en défaveur du niveau proposé pour parvenir à un accord.
• En cas de désaccord, c’est à vous, en tant que chef, que revient le vote décisif.

Présentez les résultats de façon à ce que tous les participants puissent y accéder facilement, en format physique ou virtuel.

Pour plus d’informations et de conseils sur l’utilisation quotidienne du tableau de délégation, consultez le manuel INCLUDE, p. 373.