Supportare e fare coaching ai dipendenti con epilessia è fondamentale per gli imprenditori. Un approccio efficace per raggiungere questo obiettivo è fornire supporto ai dipendenti, aiutandoli nello sviluppo personale e professionale.

Nel campo della gestione del tempo, proponiamo tre strumenti specifici che possono aiutare i dipendenti a migliorare la gestione del tempo sul posto di lavoro. Questi strumenti offrono approcci strutturati per definire obiettivi, pianificare le ore di lavoro e organizzare i processi lavorativi: 1 – Metodo Eisenhower 2 – Principio di Pareto 3 – Pianificazione giornaliera e settimanale.

È particolarmente importante portare questi strumenti all’attenzione dei dipendenti con epilessia e supportarli attivamente nella loro applicazione. Per un imprenditore, non si tratta solo di comunicare l’esistenza di questi strumenti, ma anche di offrire un aiuto concreto nel loro utilizzo. Attraverso un coaching mirato e una guida pratica, si può garantire che le persone con epilessia utilizzino efficacemente questi strumenti per ottimizzare la gestione del loro tempo.

Sensibilizzare su queste risorse e supportarne attivamente l’implementazione sono passi fondamentali per creare un ambiente lavorativo inclusivo e di supporto per le persone con epilessia. Incoraggiando e dando strumenti ai propri dipendenti per usare questi strumenti, non solo si contribuisce al loro sviluppo individuale, ma si rafforza anche l’intera comunità lavorativa.

Di seguito, presentiamo i tre strumenti che possono essere utilizzati dai vostri dipendenti con epilessia. Vi forniamo istruzioni su come utilizzare gli strumenti e supportiamo la loro applicazione con piccoli compiti al termine di ciascun strumento.

Metodo Eisenhower

Per implementare una gestione del tempo efficace, è importante categorizzare le attività. Sono importanti o urgenti? Dwight D. Eisenhower ha sviluppato il metodo Eisenhower^[1], che combina entrambi i criteri – importante e urgente – creando così quattro classi di priorità:

La matrice di Eisenhower è rappresentata come una matrice con quattro quadranti di attività:

• A – Importante e urgente: Questi compiti hanno la massima priorità. Devono essere completati immediatamente.
• B – Importante, ma non urgente: Questi compiti sono fondamentali per raggiungere i tuoi obiettivi, ma possono essere rimandati per un breve periodo.
• C – Urgente, ma non importante: Questi compiti devono essere completati rapidamente, ma hanno un’importanza secondaria. Quando possibile, delegali ad altri.
• D – Né importante né urgente: Questi compiti sono poco o per nulla rilevanti per il raggiungimento degli obiettivi. Non è necessario completarli immediatamente e spesso possono rimanere incompleti.

Utilizzando la matrice di Eisenhower, devi innanzitutto affrontare i compiti importanti e urgenti. Successivamente, dedica il tuo tempo a quelle attività importanti ma meno urgenti. I compiti meno importanti possono essere delegati o eliminati^[2].

Il Principio di Pareto

Il principio di Pareto prende il nome dal suo ideatore Vilfredo Pareto. All’inizio del XX secolo, Pareto studiò la distribuzione della proprietà terriera in Italia e scoprì che il 20% dei cittadini possedeva l’80% delle risorse del Paese. Da questa osservazione, dedusse che, ad esempio, le banche italiane impiegavano un quinto del loro tempo per servire l’80% dei clienti.

L’idea alla base del principio di Pareto è che “l’80% dei risultati può essere raggiunto con il 20% del tempo disponibile, mentre il restante 20% dei compiti richiederà l’80% del tempo”^[3] Nel mondo del lavoro, ciò significa che l’80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi. Ad esempio, l’80% del fatturato proviene dal 20% dei prodotti o dei clienti.

Cosa significa il Principio di Pareto per la gestione del tempo?

Il principio di Pareto ti aiuta a identificare ciò che deve essere fatto. In questo modo puoi organizzare il lavoro e iniziare dai compiti più importanti. Stabilendo le giuste priorità, con il 20% dell’impegno si può ottenere spesso l’80% del lavoro totale^[4]. Questo migliorerà la gestione del tuo tempo e aumenterà la tua produttività^[5].

Un esercizio di auto-riflessione:

Rifletti e analizza come distribuisci il tuo lavoro e come stabilisci le priorità nelle tue attività quotidiane. Confronta i tuoi risultati con il metodo di Eisenhower e il principio di Pareto. Cosa noti?

Attività: Importante o Urgente?

Ti chiediamo di applicare la matrice di Eisenhower. Analizza le tue attività quotidiane e assegnale alle categorie A, B, C o D. In questo modo, potrai stabilire le priorità tra i tuoi compiti.

Documenta con attenzione le nuove esperienze che vivi, ad esempio in un diario.

Compito: Principio di Pareto

Rispondi alle seguenti domande^[6] per te stesso:

1. In quali dei miei compiti ottengo solo il 20% dei risultati impiegando l’80% del tempo?
2. In quali dei miei compiti, invece, ottengo l’80% dei risultati impiegando solo il 20% del tempo?
3. Quali sono quindi i miei “fattori strategici di successo” (80% dei risultati in 20% del tempo)?
4. Cosa farò da oggi in poi per allineare meglio il mio lavoro quotidiano ai miei obiettivi e ai miei “fattori strategici di successo”?

Documenta attentamente le nuove esperienze, ad esempio in un diario.

Pianificazione quotidiana e settimanale

La pianificazione del tempo è la chiave per vivere il tempo in modo più produttivo, intenso e soddisfacente. Pianificare in anticipo crea spazio per appuntamenti e compiti, ma anche per attività non programmate o spontanee e per momenti creativi^[7].

Chi investe tempo nella pianificazione ne risparmia durante l’esecuzione e guadagna tempo complessivamente. È importante scrivere la pianificazione. Può essere utile utilizzare una grande bacheca o un programma di mappatura mentale come mindmeister. Pianifica solo il 60% del tuo tempo: il restante 40% dovrebbe essere lasciato libero per attività impreviste, soprattutto interruzioni e perdite di tempo. Questo ti offre anche un margine di sicurezza nel caso in cui i compiti richiedano più tempo del previsto^[8]. 

Una buona pianificazione comprende^[9]:

• Definizione degli obiettivi
• Determinazione dei mezzi e delle risorse
• Assegnazione di responsabilità e competenze
• Suddivisione dei passaggi o processi di lavoro
• Tempistica dei passaggi di lavoro
• Decisione sulla data di inizio che consenta di raggiungere gli obiettivi entro la scadenza
• Previsione per il controllo e la revisione dei singoli punti

Pianificazione quotidiana

Registra tutti gli incontri programmati per la giornata e elenca i compiti che intendi portare a termine. È fondamentale concentrarsi sulla definizione di obiettivi specifici piuttosto che limitarsi a stilare un elenco di attività. Ad esempio, invece di annotare “Telefonata con la persona X”, specifica “Discutere l’agenda del workshop con la persona X al telefono”. Inoltre, riprogramma i compiti del giorno precedente che non sono stati completati. Assicurati di riservare tempo sufficiente per eventi imprevisti e interruzioni. Non dimenticare di pianificare delle pause per ricaricare le energie^[10].

Il metodo ALPEN è molto adatto per pianificare la giornata, poiché è rapido ed efficiente^[11].

• A – Lista di tutte le Attività, i compiti e gli incontri pianificati
• L – Stima della Lunghezza del tempo necessario
• P – Pianificazione di un margine di tempo
• E – Definizione delle priorità decisionali (Establishing prioritised decisions)^[12]

Pianificazione settimanale

Includi nella tua pianificazione settimanale i compiti che desideri completare entro la fine della settimana. Ricorda di tenere conto di tutte le attività necessarie. Crea il tuo piano settimanale il venerdì per la settimana successiva o il lunedì mattina, assicurandoti di dedicare il tempo necessario a questa attività (circa 30 minuti).

Un esercizio di auto-riflessione:

Rifletti e analizza il tuo attuale metodo di pianificazione quotidiana e settimanale. Hai già una pianificazione? Intendi introdurne una? Ad esempio, il metodo ALPEN potrebbe supportarti?

Compito: Pianifica i tuoi compiti e il tuo tempo
Pianifica solo il 60% del tuo tempo. Il restante 40% dovrebbe essere lasciato libero per attività impreviste, in particolare interruzioni e perdite di tempo.

Rispondi alle seguenti domande per te stesso:

1. Quanto del 60% del tuo tempo puoi ancora pianificare per te stesso? Quanto è già bloccato da appuntamenti fissi o ordini della direzione?
2. Quali sono le perdite di tempo per te?
3. Combini tipi di lavoro simili nella tua routine quotidiana?
4. Pianifichi momenti in cui non puoi essere interrotto da colleghi, telefonate, ecc.?

Consigli per la pianificazione di compiti e tempo:

1. Usa liste di cose da fare (To-Do Lists) – per la pianificazione giornaliera e settimanale
2. Usa checklist – per appuntamenti e compiti ricorrenti (settimanali/mensili/annuali)
3. Usa agende e smartphone – per la documentazione digitale

Documenta con attenzione le nuove esperienze che fai, ad esempio in un diario.

^[1] Wikipedia (2021b)
^[2] Think Insight (2021)
^[3] Wikipedia (2021b)
^[4] Absolventa (2021)
^[5] Kruse (2016)
^[6] Seiwert (2004)
^[7] Seiwert (2009)
^[8] Knoblauch et al (2019): Zeitmanagement
^[9] Haynes (2003)
^[10] Seiwert (2009)
^[11] Seiwert (2009)
^[12] Job wizard (2021)