Nelle Sezioni 1 e 2 abbiamo già esaminato come assegnare compiti alle persone con epilessia e quanto sia importante, in questo contesto, comprendere le esigenze dell’intero team per creare un ambiente di lavoro rispettoso e piacevole. Nel lungo termine, l’obiettivo per le organizzazioni potrebbe essere che i dipendenti organizzino autonomamente i propri compiti. In questo modo, i dipendenti possono allinearsi ai loro bisogni e preferenze individuali. Ciò significa che un’organizzazione sta evolvendo verso un modello di lavoro più auto-organizzato.

Ogni organizzazione dovrebbe essere aperta al concetto di auto-organizzazione, anche perché consente di distribuire la responsabilità decisionale su più persone. Un approccio olistico, che intende la leadership inclusiva sia come sviluppo delle persone che delle organizzazioni, è essenziale per questo. I leader possono tornare ad essere più efficaci concentrandosi sulla decentralizzazione, la responsabilità condivisa e il processo decisionale collaborativo. La leadership di oggi è sempre inclusiva.

Come può un’organizzazione evolvere verso un modello più auto-organizzato? Come possono i membri del team, incluse le persone con epilessia, auto-organizzarsi e assegnarsi compiti in modo indipendente per raggiungere il successo? Questo richiede di incoraggiare i dipendenti ad assumersi responsabilità e ad agire in modo responsabile. Il progetto Erasmus+ INCLUDE può fornire un supporto prezioso in questo ambito, offrendo un manuale con 27 strumenti per aiutare le organizzazioni ad auto-organizzarsi nell’era della digitalizzazione.

Uno di questi strumenti è il “Delegation Board” (Tabella di Delegazione). Questo strumento può supportare il processo che permette alle persone con epilessia, così come agli altri membri del team, di assumersi responsabilità e auto-organizzare i propri compiti.

Per incoraggiare un team ad assumersi maggiori responsabilità, la delega dovrebbe comportare l’affidamento delle decisioni e del raggiungimento degli obiettivi in modo comprensibile per tutti. Questo approccio consente ai membri del team di esercitare il proprio giudizio entro confini predefiniti e di imparare dai propri errori. La delega, secondo il concetto del “Delegation Board,” non significa semplicemente assegnare compiti e obiettivi per poi supervisionarli successivamente. Questo approccio è tipico del tradizionale management top-down. Delegare responsabilità secondo il “Delegation Board” significa affidare la responsabilità del risultato finale e incoraggiare i dipendenti ad agire in modo indipendente. Questo obiettivo può essere raggiunto stabilendo insieme al team i livelli di delega.

La prima decisione riguarda l’entità della responsabilità assunta. La delega non richiede un approccio “tutto o niente”, dove si supervisiona ogni aspetto o si delega completamente. Al contrario, è possibile adottare un approccio più sfumato. Selezionando un livello di delega che si adatti agli individui e alla situazione specifica, si aumenta l’impegno del team, si favorisce il suo sviluppo e si sblocca il suo potenziale – con vantaggi sia per i leader che per i membri del team.

Il “Delegation Board” fornisce un quadro per determinare il livello di delega appropriato, permettendo di considerare fattori come la competenza e la maturità del leader, le capacità del team, la complessità del compito e l’ambiente aziendale. Con il “Delegation Board,” la delega dei compiti può essere visualizzata in modo comprensibile per tutti. Questo viene fatto differenziando sette livelli di delega, che vanno dalle istruzioni dirette fino al livello più alto di completa autonomia, in cui un leader non è più coinvolto. Più il team si avvicina a questo settimo livello, più è avanzato nel percorso verso un modello di lavoro realmente auto-organizzato.

I sette livelli di delega: Esistono passaggi intermedi tra il controllo totale e la fiducia illimitata. Il “Delegation Board” differenzia sette livelli di delega. Questi passaggi aiutano i leader, che trovano difficoltà a cedere il controllo, a strutturare il processo di “lasciar andare”. Allo stesso tempo, i membri del team che in precedenza assumevano poche o nessuna responsabilità sono stimolati a contribuire maggiormente al successo del gruppo.

Figura: INCLUDE – Handbook, p. 376f

Nei livelli da 1 a 3, la responsabilità di prendere la decisione spetta al leader. Nel livello 4, tutti sono ugualmente coinvolti nel processo decisionale. Nei livelli da 5 a 7, il team o i singoli membri del team assumono la responsabilità di prendere le decisioni. Sulla delega board è facile riconoscere visivamente l’estensione della responsabilità per la decisione che si sposta dal leader (a destra) verso il team o i membri del team (a sinistra).
Esempio di una delega board compilata:

Figura: INCLUDE – Handbook, p. 375

Task: Sviluppare una board di delega per il tuo team
Inizia rispondendo alla seguente domanda: perché vuoi utilizzare la board di delega? Esistono diversi modi appropriati per usarla. Solitamente, vari aspetti tra i seguenti si combinano insieme:

• Vuoi definire chiaramente il rapporto tra te e i membri del team a cui deleghi i compiti.
• Vuoi determinare le responsabilità all’interno del tuo team da zero.
• Vuoi definire i limiti della responsabilità dei singoli membri del team.
• Non sei sicuro di quanto il tuo team o i singoli membri siano in grado e disposti ad assumersi responsabilità reali. Pertanto, hai bisogno di uno strumento flessibile e facilmente adattabile.
• Vuoi alleggerire il tuo carico di lavoro e/o quello di alcuni membri del tuo team.

Crea un elenco con le decisioni e i compiti per i quali desideri assegnare responsabilità, insieme al tuo team e con l’aiuto della board di delega (colonna di sinistra). Tieni presente che, nella forma mostrata qui, tu come leader sei l’unico a decidere quali decisioni e compiti dovrebbero essere regolati dalla board di delega e quali no. Tuttavia, puoi decidere anche di selezionare le decisioni e i compiti insieme ai membri del tuo team. Questo approccio è particolarmente indicato per team che hanno già raggiunto un certo livello di maturità ed esperienza nella gestione autonoma.

Tieni una registrazione scritta di ciò che deve essere deciso per ogni singola decisione o compito. Questo rende chiaro a tutti i partecipanti ciò che è implicito nella breve descrizione nella colonna sinistra della board di delega. Queste spiegazioni facilitano anche l’integrazione di nuovi membri del team. È particolarmente importante definire chiaramente cosa comporta un compito in organizzazioni dove la maggior parte delle decisioni sono prese dal leader. Solo in questo modo i membri del team avranno una visione chiara delle conseguenze di ciascuna decisione. Questo permetterà loro di svolgere un ruolo competente nella discussione su come redistribuire le responsabilità.

Se crei l’elenco di decisioni e compiti insieme al tuo team, puoi utilizzare la discussione sulle varie posizioni per assicurarti che tutti comprendano i compiti specifici nello stesso modo. In questo caso, i risultati dovrebbero essere registrati per iscritto affinché tutti possano comprenderli.

Concludi creando un elenco con i nomi di coloro che possono o devono assumersi responsabilità. Questo elenco includerà i nomi di tutti i membri del team, te come leader, ruoli specifici chiaramente definiti all’interno del team o l’intero team (con o senza il leader).

Organizza una riunione del team e assicurati che tutti i membri possano partecipare. Buone opportunità per iniziare a lavorare con la board di delega sono l’integrazione di nuovi membri nel team o l’inizio di un nuovo progetto. Tuttavia, se sei già convinto che la board di delega sia uno strumento utile, non aspettare una di queste opportunità.

Spiega a tutti nel team cos’è la board di delega e perché hai deciso di proporre l’utilizzo di questo strumento. Concentrati sul mostrare i vantaggi che l’uso della board di delega avrebbe per il team, per ciascun membro del team e per te come leader.

Spiega i sette livelli di delega e come si differenziano tra loro. Pensa a esempi facili da comprendere e collegati al lavoro quotidiano del team. Puoi anche utilizzare le risorse consigliate di seguito, tra cui un video esplicativo.

Insieme al tuo team, ora devi determinare un livello appropriato di delega per ogni decisione o compito nella colonna sinistra della board di delega. Funziona meglio se prepari un foglio di lavoro o una lavagna con dei post-it. Se stai conducendo la riunione online, strumenti come Miro (vedi risorse sotto) funzionano bene. Il processo decisionale seguirà i seguenti passaggi:

• Tutti i partecipanti esprimeranno quale livello di delega ritengono appropriato.
• Si discuteranno gli argomenti a favore o contro il livello di delega suggerito, cercando di raggiungere un accordo.
• Se non si raggiunge un consenso, tu come leader avrai il voto decisivo.

I risultati dovrebbero essere rappresentati in modo che possano essere facilmente accessibili sia fisicamente che virtualmente a tutti i partecipanti.

Per ulteriori informazioni e suggerimenti sul supporto quotidiano nell’uso della board di delega, consulta le risorse indicate di seguito INCLUDE handbook, p. 373ff.